Lisheane
Lisheane unterstützt Sie in der aktuellen Version falls Sie Handel mit Waren betreiben oder falls Sie Dienstleistungen anbieten. Es kann die Art von Waren (Artikel genannt) erfasst werden. Die Menge der vorrätigen Artikel kann für mehrere Lager verwaltet werden. Für Kunden werden Aufträge erstellt, handelt es sich dabei um phyische Lieferungen können diese abgearbeitet werden. Rechnungen können dazu erstellt und verbucht werden. Umgekehrt können Einkäufe zu Lieferanten erfasst und dazu die ankommenden Lieferungen.
Offerten und Aufträge
Offerten
Vor dem eigentlichen Auftrag kann (muss aber nicht) eine Offerte erstellt werden. Dies ist aber nicht zwingend, es kann auch direkt ein Auftrag erfasst werden.
Wird eine neue Offerte erstellt, so wird diese immer im Status "Entwurf" erfasst. Nachdem die Positionen der Offerte hinzugefügt wurden und die Offerte gespeichert wurde kann über die Kontextaktion "Offerte verstandt" die Offerte als dem Kunden bekannt gemacht gekennzeichnet werden.
Wie alle Belegarten kann auch die Offerte nur gelöscht werden solange sie sich im Status "Entwurf" befindet.
Versandte Offerten haben den Status "Offen". Nun kann es auf drei Arten mit der Offerte weitergehen:
- Die Offerte kann abgelehnt werden. Wird diese Kontextfunktion gewählt, so wechselt der Status auf "Abgelehnt". Eine abgelehnte Offerte kann nicht mehr bearbeitet werden, mit der Ausnahme, dass die Notiz geändert werden kann, was praktisch bei allen Belegen in jedem Zustand noch möglich ist.
- Die Offerte kann durch eine neue ersetzt werden. Es kann sämtlicher Inhalt der Offerte geändert werden. Diese neue Offerte erhält eine neue Nummer. Die bisherige Offerte erhält den Status "Ersetzt".
- Und natürlich kann die Offerte auch akzeptiert werden. In diesem Fall muss daraus ein Auftrag gebildet werden, es öffnet sich also der Auftragsdialog mit vorabgefüllten Werten entsprechend der Offerte. Die Offerte erhält nach Erstellung des Auftrag den Status "Bestätigt".
Aufträge
Während Offerten immer im Status "Entwurf" erstellt werden kann der initiale Status von Aufträgen bei den Einstellungen konfiguriert werden. Damit kann der Prozess den bestehenden Abläufen im Betrieb angepasst werden.
Die Einstellung "Auftragserstellung Status" bietet folgende Möglichkeiten:
- Entwurf: Mit dieser Einstellung verhält sich der Auftragsdialog gleich wie der Offertendialog. Ein Auftrag wird also immer im Status "Entwurf" erstellt. Erst nach Bestätigung des Versandes, oder nach Versendung per Email kann der Auftrag den Status "Offen" erhalten.
- Entwurf vorschlagen: Mit dieser Einstellung wird die Auftragsmaske mit dem voreingestellten Wert "Entwurf" geöffnet. Der Benutzer kann jedoch den Status noch während dem Erfassen auf "Offen" wechseln.
- Offen vorschlagen: Die Erfassung eines Auftrags wird mit dem Status "Offen" begonnen. Der Benutzer muss somit aktiv auf "Entwurf" wechseln, wenn er den Auftrag noch nicht als bestätigt beginnen möchte.
- Auswahl verlangen: Es wird kein Status vorgeschlagen. Der Benutzer muss sich aktiv Gedanken machen welchen Status der Auftrag bei der ersten Speicherung erhalten soll. Ohne Auswahl des Status kann der Auftrag nicht gespeichert werden, in diesem Fall wird das Statusfeld rot umrandet um auf die fehlende Eingabe aufmerksam zu machen.
Lieferaufträge
Lieferaufträge sind eine spezielle Art von Aufträgen. Wie ihr Name schon sagt handelt es sich um Aufträge einer Lieferung. Daher besteht zu jedem offenen Lieferauftrag auch mindestens eine offene Lieferung. Eine erste Lieferung (als der Beleg für die Lieferung) wird erstellt sobald ein (offener) Auftrag gespeichert wird.
Die Art von Auftragen kann nach dem Erstellen nicht mehr geändert werden. Ein Serviceauftrag kann also nicht in ein Lieferauftrag umgewandelt werden. In einem solchen Fall muss der Auftrag gelöscht oder storniert werden und ein neuer Aufrag erstellt werden.
Lieferungen
Lieferungen gehören immer genau zu einem Lieferauftrag. Eine Lieferung kann nicht zu zwei Aufträgen gleichzeitig gehören. Lieferungen können nicht "einfach so" erstellt werden. Soll eine Lieferung erstellt werden muss daher der Weg über einen Lieferauftrag gegangen werden.
Teillieferungen
Teillieferungen müssen nicht zwingend verwendet werden. Man kann das ERP auch nutzen indem man zu jedem Lieferauftrag genau mit der einen Lieferung arbeitet die automatisch entsteht. In speziellen Fällen kann es aber nützlich sein dass Lieferungen nicht nur ganz oder gar nicht ausgeführt werden können.
Teillieferungen können auf zwei Arten entstehen. Beim Ausführen der Lieferung kann als Abschluss die Option "Abschliessen als Teillieferung" gewählt worden sein. In diesem Fall wird die ausgeführte Lieferung in zwei Lieferungen aufgeteilt. Eine davon wird dabei gleich in den Status "Erledigt" gesetzt. Die "Restlieferung" bleibt "Offen". Die offene Lieferung ist auch dejenige Lieferung die die bisherige Lieferungsnummer beibehält. Die neu erstellte, erledigte Teillieferung erhälgt eine neue Lieferungsnummer.
Eine Teillieferung kann jedoch auch voraus geplant werden. Dies kann nützlich sein, wenn eine Lieferung von zwei verschiedenen Lagern ausgeführt werden soll. Oder Teile der Lieferung zu unterschiedlichen Zeitpunkten ausgeführt werden sollen. Oder verschiedene Adressen beliefert werden sollen.
Eine geplante Teillieferung kann im Dialog "Lieferung bearbeiten" erstellt werden. Neben "Abbrechen" und "Ok" findet sich dort am unteren Rand eine Schaltfläche um eine Teillieferung zu erstellen. Bei deren Aktivierung erscheint ein weiterer Dialog. Hier kann ein Lager ausgewählt werden und die Mengen zu den einzelnen Positionen bestimmt werden. Zusätzliche Positionen können hier nicht mehr erfasst werden. Die Adresse der Lieferung kann jedoch geändert werden, sodass Teillieferungen auch an unterschiedliche Adressen geliefert werden können.
Wird ein Lieferauftrag bearbeitet zu dem schon mehrere Lieferungen bestehen kann die Menge zu den Positionen nicht mehr einfach bearbeitet werden. Das ERP muss wissen, welche Lieferung geändert werden soll. Daher bietete das Mengenfeld die Option einen Dialog zu öffen ( > ) in dem die Mengen der Position zu allen (offenen) Lieferungen noch geändert werden kann.